Outlook にて宛先に多数のユーザーが存在する場合、条件付き書式を設定しているにも関わらず条件が適用されないことがあります。
この記事ではこの動作について説明いたします。
条件付き書式の動作
Outlook では、宛先についての条件が設定されている場合、検索対象となるのが先頭より 256 バイトの範囲という制限があります。
そのため、条件に設定された宛先が 256 バイト以降にある場合は条件が適用されない動作となります。
以下に詳細についてご説明いたします。
例: [表示] タブの [ビューの設定] から以下のように指定している場合
上記のように赤の強調文字を設定している場合、以下の動作となります。
自分のメールアドレス (検索対象アドレス@abc.com) が256 バイト 以降にある場合の結果:
対象のアドレスが合計 256 バイト以降に表示されているため、検索の対象外。
そのため条件付き書式で設定した書式 (赤の強調文字) が設定されない。
自分のメールアドレス (検索対象アドレス@abc.com) が256 バイトより前にある場合の結果:
対象のアドレスが合計 256 バイトより前に表示されているため、検索の対象。
そのため条件付き書式で設定した書式 (赤の強調文字) が設定される。
宛先の数が少なく、自分のメール アドレス (検索対象アドレス@abc.com) が、256 バイト以内にある場合の結果:
対象のアドレスが合計 256 バイトより前に表示されているため検索の対象。
そのため条件付き書式で設定した書式 (赤の強調文字) が設定される。
※ 日本語を含む全角文字は 1 文字で 2 バイトのカウントとなります。
256 バイトまでを検索対象とする理由
Outlook で、条件付き書式の宛先や CC によって判定を行うためには、宛先や CC の表示名の情報をキャッシュし、保持する必要があります。
大量のアドレスを含むメールを受信すると、このキャッシュが加速度的に肥大化することが考えられるため、先頭より 256 バイトまでが検索の対象となります。
対処方法
多数のユーザーへメールを送信する際には、Exchange の配布グループをご利用していただくことを推奨しています。
また、仕分けルールを利用することで、自動的に特定のフォルダーにアイテムを移動することや、分類項目を設定することなどが可能です。
仕分けルールには上述の 256 バイトの制限は発生しませんので、下記のサイトを参考の上、是非利用してみてください。
Title : ルールを使用してメール メッセージを管理する
URL : http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/HA102749402.aspx
参考資料
Outlook での条件付き書式の設定方法については、以下のサイトをご参考にしてください。
Title : 送信者、件名、または受信者に基づいて自動的に受信メッセージの色やフォントを変更する
URL : http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/HA102054868.aspx