DTU satser på at samle en lang række ældre og nye projekter i et standardsystem, som anvendes målrettet det enkelte projekts formål.
- DTU sætter ”strøm” til DTU’s jurister
DTU er for tiden i færd med at implementere et nyt system til sagsbehandling i samarbejde med CGI. I Juristernes kontor, 15 jurister assisterer de mange institutter og de diverse administrative enheder med udarbejdelse af kontrakter. De varetager omkring 1.200 kontrakter inden for områder såsom patenter, spinoff-virksomheder, ph.d.-kontrakter og samarbejdsaftaler årligt. Der bruges et dokument arkiv til de færdige kontrakter, men der er ikke rigtig sat ”strøm” til hele sagsbehandlingsprocessen. Man har både et ønske om at forbedre afrapporteringen til direktionen og om at danne et overblik over de forskellige kontrakter og deres status.
CRM som platform
DTU har i forvejen gode erfaringer med at implementere Dynamics CRM i organisationen. De mange komponenter i værktøjskassen gør systemet oplagt som platform til erstatning for mange af de specialsystemer, man over årene har udviklet. Gennem en meget agil proces er der i samarbejde med CGI blevet opsat en prototype i CRM. Brugerne har under forløbet set løsningen tage form, uden at der er lavet en eneste kodelinje. Vi kan allerede nu automatisk importere indkomne forespørgsler fra institutter. Disse konverteres til sager, hvorfra sagsbehandleren kan udsende forespørgsler og rykkere til sagens parter med få klik. Alt logges på sagen, og man kan via dashboards og automatiske advarsler følge med i status på alle sager. Intet får lov at ligge for længe, og ledelsen ved præcis, hvem der har ansvaret. Ud over CRM vil løsningen også inkludere out-of-the box integration til SharePoint. Sagsbehandlerne vil dermed blive i stand at arbejde med dokumenter i SharePoint direkte fra CRM.
Ifølge projektleder Yalda Naftchi fra DTU er projektet et godt eksempel på Dynamics CRM’s styrke som applikationsplatform. Man kan for få midler komme rigtig langt på meget kort tid. ”Når vi samtidig bruger en agil udviklingsmetode med tæt involvering af forretningen, opnår vi hurtige og synlige resultater.
Inden for en kortere periode igangsættes forventeligt yderligere projekter.
Danmarks Tekniske Universitet har valgt CGI som leverandør af ekspertviden og specialister til udrulning af Microsoft Dynamic CRM. CRM projektet har fået god støtte fra Microsoft Academic team.
Kontakt CGI for mere info: Søren Gram, soren.gram@cgi.com // www.cgi.dk