こんにちは。日本マイクロソフト Outlook サポート チームです。
Outlook には、送信したメッセージを取り消したり、任意のメッセージに置き換えたりすることができる"メッセージの取り消し" という機能があります。
今回はこの機能について紹介いたします。
"メッセージの取り消し" 機能とは？
送信済みアイテムの [メッセージ] タブ –[アクション]-[メッセージの取り消し] を実行することにより、受信者のメールボックスから削除する動作を行います。
対象のメッセージを受信者のメールボックスから削除する他に、任意のメッセージに置き換えるオプションもあります。
この時、”メッセージの取り消し” 機能が成功するにはいくつかの条件があり、メッセージの取り消しを必ず保証するものではありません。
メッセージ取り消しの動作
メッセージの取り消しは以下の流れで行われます。
1. メッセージの送信者が Outlook の送信済みアイテムから取り消したいメッセージを開き、[アクション]-[メッセージの取り消し] から取り消しの操作を行う。
2. 送信者の Outlook がメッセージ取り消し要求の通知を送信する。
3. 受信者の Outlook が 2. の通知を受信し、条件を満たしている場合はメッセージの取り消しを実行する。※条件と実行については後述します。
4. 1. で [受信者ごとに取り消し状況を確認する] のチェックを入れて取り消しの操作を行った場合は、受信者の Outlook から取り消し結果が送信され、送信者へ通知される。
※任意のメッセージに置き換えるオプションの処理の流れも同様となります。
メッセージ取り消しが成功する条件
メッセージの取り消しが成功するには、以下の条件を満たしている必要があります。
条件 1. 受信者が Outlook で Exchange サーバーに MAPI 接続している。
条件 2. 取り消し対象のメッセージが受信者の Outlook 上のフォルダーに未読の状態で存在している。
条件 3. 条件 2 のフォルダーに取り消し要求のメッセージも存在している。
条件 4. Outlook に想定外の影響を及ぼすセキュリティ ソフトやアドインなどの外的要因が存在しない。
※以下のような場合には “メッセージの取り消し” 機能は動作いたしません。
・ Outlook Web Access (OWA) を利用している場合
・ POP 接続や IMAP 接続アカウントの場合
・ 受信者が組織外の場合 (外部の Exchange Server に Exchange 接続をしている)
・ 既読のメッセージ
・ 仕分けルールなどでメッセージが個人用フォルダーにある場合
・ 取り消し対象のメッセージと、取り消し要求のメッセージが別のフォルダーにある場合
メッセージの取り消しの実行
メッセージの削除や置き換えの処理が実行されるタイミングは、以下の a),b),c) のいずれかとなります。
a) Outlook によって自動処理が実行された。
Outlook の自動処理によるメッセージの取り消しが行われるには、以下の条件を満たしている必要があります。
a-1). 自動処理のオプション設定がオンになっている。(既定ではオンとなります)
<Outlook 2010/2013>
[ファイル] タブ -[オプション]-[メール]-[確認]-[会議出席依頼、会議出席依頼への返信、を自動処理する]
<Outlook 2007>
[ツール]-[オプション]-[初期設定] タブ -[メール オプション]-[確認オプション]-[会議出席依頼を自動処理する]
a-2). メールボックス上の同一フォルダー内に取り消し対象のメッセージと取り消し要求のメッセージが存在する。
個人用フォルダー上では自動処理は行われません。
このとき、オンライン モードではメッセージが格納されているフォルダーが受信トレイである必要があります。
キャッシュ モードではメールボックス上のフォルダーであれば受信トレイ以外でも自動処理が行われます。
a-3). コンピュータが待機状態にある。
メッセージの取り消し処理は、取り消しのメッセージを受信トレイに受信した後、バックグラウンドの優先度の低いタスクとして約 30 秒から 10 分の間に行われます。
バックグラウンドで実行されるのは、ユーザーの入力、Outlook、他のアプリケーションの処理を優先的に実行し効率よくリソースを割り当てるようにするためです。
a-4). 複数の Outlook で 1 つのメールボックスに接続することによる排他制御が働いていない。
複数の Outlook により 1 つのメールボックスに接続した場合、Outlook の自動処理の競合を防ぐため、Outlook ではスニファ ロックと呼ばれるロック状態が発生し、特定の端末以外では自動処理が行われない状態となります。
b) 受信者が Outlook 上で取り消し通知をクリックした。
受信者が Outlook 上で取り消し通知をクリックして実行する場合とは、受信者側の Outlook で自動処理のオプション設定がオフになっている場合や、自動処理がオンの場合でも実行されるまでの待機中にユーザーが取り消し要求のメッセージをダブルクリックした場合です。
c) Social Connector アドインが有効な状態でアイテムをプレビューした。(Outlook 2013 を除く。)
Social Connector アドインについては、Outlook 2010 では、既定で有効化されている Microsoft Social Connector アドインの動作により、取り消し要求のメッセージをプレビューした際もメッセージの取り消しが実行されます。
Outlook 2013 の Outlook Social Connector 2013 では動作が変更されており、こうした動作は発生いたしません。