SharePoint Online、OneDrive for Business、Exchange Online の新たな利用状況レポート

(この記事は 2016 年 9 月 13 日に Office Blogs に投稿された記事 New usage reports for SharePoint Online, OneDrive for Business and Exchange Online の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

今年 3 月、利用アクティビティ ダッシュボードのロールアウト (英語) について発表が行われましたが、マイクロソフトでは、その後もお客様により良いレポート機能を提供できるよう、さらなる取り組みを続けてまいりました。その結果、利用状況をまとめた従来のレポートの多くが新しい管理センターに移行されています。そして今回は、SharePoint Online、OneDrive for Business、Exchange Online の利用状況がわかる新たなレポートが提供されることになりました。このレポートを利用すれば、社内のエンド ユーザーが Office 365 をどのように業務に取り入れ、利用しているかを、より詳細に把握することができます。

以下に、SharePoint Online、OneDrive for Business、Exchange Online の新たなレポートについてご説明します。

新しい SharePoint アクティビティ レポートでは、社内ユーザーが SharePoint Online チーム サイトでどのようにファイルを保存したり共同作業したりしているかを把握できます。レポートでは、どのユーザーが SharePoint にアクセスし、チーム サイトのファイルを利用しているかがわかります。ファイルは、作成、変更、削除、内部共有、外部共有、あるいはクライアント デバイスに同期された場合に、アクティブであると見なされます。さらに、どのユーザーがドキュメントをローカル マシンに同期しているか、また、どのユーザーがドキュメントを内部共有または外部共有しているかも確認できます。将来的には、ページへの訪問など、ユーザーが SharePoint で実行できるその他のアクションについてもレポートに表示できるよう機能を更新していく予定です。SharePoint Online チーム サイトの利用状況レポートからは、チーム サイトごとに詳細情報を把握できますが、今回のレポートは、それを補完する、ユーザーを中心に据えたレポートになっています。

利用アクティビティ ダッシュボードでは、SharePoint Online の全チーム サイトでユーザーがファイルにどのようなアクティビティを行ったかを簡潔に把握できるよう、新たなカードが採用されています。このカードでは、SharePoint サイト全体のファイル総数をすぐに確認できるほか、そのうちいくつのファイルが編集、閲覧、同期 (クライアントを問わず)、内部共有、外部共有されているかを把握できます。また、SharePoint Online のライセンスが割り当てられているユーザーのうちどのくらいの人数がファイルに対してアクティブであるかがバーで表示されます。こうした情報は利用程度を把握するための主要指標となり、エンド ユーザーに対して追加のトレーニングや情報提供を行う必要があるかを判断する際に役立ちます。

新しい OneDrive for Business アクティビティ レポートでは、社内でどのユーザーが Office 365 の OneDrive を使用しているかを把握できます。既存の OneDrive for Business 利用状況レポートと併せて、ユーザーがどのように OneDrive を利用してドキュメントを保存したり共同作業したりしているか全体像がつかめます。レポートでは、社内の OneDrive アカウント全般について、各ユーザーがいくつのファイルをアクティブに利用しているか、また、どのユーザーがローカル マシンにファイルを同期しているかがわかります。また、このレポートに基づいて、どのユーザーが支援を必要としているか、ファイルの保存や同僚との共同作業を行ううえで、ユーザーに追加のトレーニングや情報を提供し、OneDrive の利便性について理解してもらう必要があるかを判断できます。

新しいメールボックス利用状況レポートと既存のメール アクティビティ レポートを併用すると、ユーザーがメールボックスをどのように利用しているかが包括的に把握できます。社内でアクティブに使用されているメールボックスの数、各ユーザーのメールボックスに保存されているアイテムの数、これらのアイテムが占めるストレージ容量をすぐに確認できます。また、メールボックスが容量制限に近づいていて、アイテムの削除やアーカイブを行うように支援が必要なユーザーを判別することもできます。

マイクロソフトの目標は、ユーザーが Office 365 をどの程度利用しているか、または利用していないかを簡単に把握して、問題点がどこにあり、どのような支援が必要かをすばやく判断できるようにすることです。こうした取り組みの中で、今回の新たな 3 つのレポートは重要な一歩となります。

新しい利用アクティビティ ダッシュボードを作成するにあたり、私たちは、お客様との対話に十分な時間をかけて、レポート機能に関するご要望をしっかりと把握できるように努めました。その結果明らかになったのは、Office 365 の主要なサービス全般についてユーザー レベルの詳細な情報を把握できる、よりきめ細かい実用的なレポートが求められているということでした。そこで、お客様のご意見を参考にしながら、Office 365 利用状況レポート全体を改善し、より高度なレポート機能を提供する新たな利用アクティビティ ダッシュボードを立ち上げました。

この新しいダッシュボードでは、レポートを統合することで重複を減らし、ユーザーが探している情報が見つかりやすくなっています。そのため、従来のレポートが今回もそのままの形で利用できるわけではありませんが、Office のライセンス認証レポート、Yammer アクティビティ レポート、SharePoint アクティビティ レポートなど、機能強化が図られたレポートやまったく新しいレポートが利用できます。簡単に移行を実施していただけるように、ヘルプ記事をご用意しています。この記事では、従来のレポートの内容が新しい管理センターのどのレポートに対応するかを詳しくご説明しています。

今後数か月以内に、Office 365 グループ、Yammer グループ、製品ごとの使用クライアント (メールまたは Skype)、Office 365 のライセンスに関するレポートが追加される予定です。

また、Power BI コンテンツ パックを待ち望む声が多いことも承知しています。これは、地域や部署といったユーザー レベルのデータを基に、社内の Office 365 利用状況データをさまざまに分析できるものですが、現在、最終の細かい作業が行われており、今秋の後半にロールアウトが開始される予定です。

なお、今秋のロールアウトでは、利用状況データにプログラムからアクセスして企業のレポート ポータルなどのカスタム アプリケーションで利用できるようにする新しいパブリック API も提供される予定です。

ぜひ、新しいレポート機能をお試しいただき、サイトのフィードバック ボタンからご意見をお寄せください。ご質問がある場合は、Office 365 ネットワークの管理センター グループ (英語) にお寄せいただくこともできます。皆様からの貴重なご意見を参考にしながら、開発作業の優先事項を見極め、既存のレポート機能を改善し、レポート機能に対するさらなるニーズを把握してまいります。レポート ダッシュボードや新たなレポート機能の詳細については、Office のサポート ページをご覧ください。

—Anne Michels (@Anne_Michels) (Office 365 マーケティング チーム、シニア プロダクト マーケティング マネージャー)

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