Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем работу в Office 365 с помощью Microsoft Flow

Разбираю, как с помощью Microsoft Flow автоматизировать решение повторяющихся задач в ходе учебного процесса в Office 365 на примере учебного заведения.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

• Как хранить и накапливать в OneDrive самостоятельные работы (файлы) обучаемых, вложенные в почтовые сообщения с помощью Microsoft Flow?
• Какие шаблоны Microsoft Flow можно использовать для автоматизации работы педагога в Office 365?

В статье Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем списки SharePoint с помощью Microsoft Flow [1] мы выяснили, как создать рабочий процесс с помощью Microsoft Flow применительно к спискам сайтов SharePoint.

Теперь рассмотрим, как автоматизировать учебную работу в Office 365 на основе существующих шаблонов Microsoft Flow без знаний теории построения рабочих процессов [1] на конкретном примере.

Сценарий 1.  Создание потока Microsoft Flow «Сохранять новые вложения электронной почты в OneDrive для бизнеса»

Например, вы хотите, чтобы обучаемые направляли вам готовые письменные работы, например, при итоговом контроле знаний в виде файлов-вложений в электронную почту. Чтобы облегчить труд по сбору файлов-вложений в электронные письма, вам надо автоматизировать этот повторяющийся процесс.

Для этого  необходимо предусмотреть автоматизацию процесса сбора и накопления файлов в одном определенном месте. Используем для накопления файлов OneDrive для бизнеса Office 365, а в качестве средства автоматизации сбора файлов – Microsoft Flow.

Рассмотрим последовательность создания потока Microsoft Flow для сохранения новых вложений электронной почты в OneDrive для бизнеса:

1. Входим в Microsoft Flow непосредственно с главной (домашней) страницы Office
2. В «Мои потоки» (в примере уже созданы ранее потоки) нажимаем кнопку «Создать из шаблона».
3. Выбираем шаблон «Сохранять новые вложения электронной почты в OneDrive для бизнеса» и нажимаем кнопку «Использовать этот шаблон».
4. Проверяем необходимые подключения и переходим к блок-схеме потока. Нам необходимо указать путь к целевой папке OneDrive для бизнеса, где вы хотите сохранять файлы.
5. Сохраняем поток и нажимаем «Готово».
6. Переходим в окно «Мои потоки», где можно просмотреть подробности работы потока или вернуться к редактированию для создания определенных условий (на этапе ознакомления – не обязательно).
7. Создаем краткую инструкцию для обучаемых. В которой указываем, что в имени файла необходимо указать наименование работы и имя исполнителя, а файл в почтовом сообщении прикреплять как вложение (подробности во втором сценарии).

Сценарий 2. Работа пользователя с почтовыми вложениями и итог выполнения потока «Сохранять новые вложения электронной почты в OneDrive для бизнеса»

Разбираем последовательность действий обучаемого и педагога после создания потока «Сохранять новые вложения электронной почты в OneDrive для бизнеса».

Сначала остановимся на особенностях краткой инструкции обучаемым. Почему в краткой инструкции для обучаемых указываем, что в имени файла необходимо указать информацию о работе и имя исполнителя и файл прикреплять как вложение:

• В процессе сохранения файла в OneDrive в поле «Кем изменено» будет указано имя владельца OneDrive.
• Файл в почтовом сообщении необходимо прикреплять как вложение, т.к. он является окончательным вариантом итоговой работы обучаемого и не предполагает совместной текущей работы.

Последовательность действий всех участников сторон учебного процесса выглядит так:

1. Обучаемый пишет письмо педагогу, в соответствии с инструкцией дает имя файлу и прикрепляет его как вложение в почтовое сообщение Outlook (в примере, файл находится в OneDrive для бизнеса).
2. Педагог получает почтовое сообщение, и у него в OneDrive для бизнеса в специально назначенной папке автоматически появляется файл-вложение из электронного письма обучаемого. И так для каждого письма.
3. Для проверки работ педагогу достаточно просмотреть файлы в целевой папке для почтовых вложений в OneDrive для бизнеса.
4. Затем педагог публикует итоги выполнения работ, например, в беседах группы Office 365 [2].

Сценарий 3. Автоматизация других видов деятельности с помощью готовых шаблонов Microsoft Flow

Можно автоматизировать и другие виды деятельности педагога с помощью готовых шаблонов, например, можно:

1. отслеживать почтовые сообщения в таблице Excel;
2. можно получать push-сообщения (push-уведомления – это сообщения, которые появляются поверх окон запущенных программ [3]) различного назначения, например, от администратора или модератора в Office 365;
3. копировать файлы из различных «облачных» хранилищ;
4. и т.д.

Использованные источники:

1. Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем списки SharePoint с помощью Microsoft Flow
2. Microsoft Office 365 в образовании. Новые возможности в организации обучения в группе Office 365
3. Что такое Push-уведомления и как их правильно использовать