(この記事は 2017 年 9 月 25 日に Office Blogs に投稿された記事 VCA creates a welcoming environment and boosts innovation with Microsoft の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、VCA の社会的責任およびイノベーション担当バイス プレジデントを務める Brandon Antin 氏の記事をご紹介します。
VCA の 25,000 人を超える従業員の間で共通した認識を 1 つ挙げるとすれば、VCA はペットに優しい職場環境であるということです。実際に、私は毎日職場に救助犬のチャーリーを連れてきています。私は、こうした社内の共通認識に支えられた「ペットを歓迎する職場環境」という理念を発展させて、北米全域に点在する当社の 815 軒を超える動物病院のチーム メンバーが一体となれる文化を促進したいと考えました。このような広い地域で、文化がそれぞれ異なる場合には、全員を 1 つにまとめる共通認識を理解することすら、簡単なようで非常に困難です。当社では現在、コミュニケーションおよび共同作業支援プラットフォームとして Office 365 を使用して、全員がアイデアを共有できる環境を構築しています。獣医師や看護士からサポート オフィスの担当者、さらには CEO まで、だれもが自分の専門知識を活かして、会社を良くするためのアイデアを発信できるため、社内のイノベーションがさらに促進され、お客様のペットにも最良の治療を提供できるようになりました。
私が VCA のイノベーション部門の設立を任命されたとき、CEO から最初に任された仕事は、従業員が社内で簡単にアイデアを交換できる手段を生み出すことでした。そこで、「VCA NEXT」というコンペを開催し、VCA と私たちのより良い未来のためにどこを改善すればいいのか、そのヒントとなるアイデアを広く募集しました。優秀作品に選ばれたアイデアの 1 つは、危機管理および安全部門の従業員から寄せられたもので、共同作業用ネットワークを構築してだれもが貢献できる職場環境の実現を提案するものでした。そのアイデアは大きな支持を集め、私たちは現在提供されている主要プラットフォームの調査に取り掛かりました。その結果、当社のアイデアを実現するうえでは、マイクロソフトとパートナーシップを締結し、Office 365 を導入して、常に最新機能を利用できるようにすることが最善の選択肢であると判断しました。すべての従業員に最新のコミュニケーションおよび共同作業支援テクノロジを提供することで、きわめて高い生産性を実現し、一体感のある企業文化を築くことができるという確信があったのです。
イノベーション チームと IT チームは協力して、1,000 か所の拠点で働く 25,000 人を超える従業員を Office 365 に移行する作業に着手しました。プロジェクト全体が完了するまでに 3 か月もかかりませんでした。多くの企業で完了までに 1 年は必要なことを考えると、これはすばらしい成果です。また、IT パートナーの 6th Street Consulting の協力を得て、Microsoft SharePoint Online をベースとした WOOFConnect という新しい共同作業用ネットワークを構築しました。同社のサポートの下、私たちは当社のビジョンを発展させて、従業員どうしのコミュニケーション、ドキュメントの共有、ベスト プラクティスの確立、共同での症例検討など、あらゆる用途に使用できるソリューションを作り上げ、個々の病院から活発な獣医学関係者のネットワークへの転換を実現しました。
マイクロソフトは VCA にとって完璧なパートナーであり、当社のイノベーション プログラムを発展させ、新たなソリューションを発見するうえで最適なプラットフォームを提供しています。マイクロソフトとの提携前であれば、こうしたことに多大な労力を要したことでしょう。特に Office 365 は、当社のネットワーク全体の病院、研究所、事務所、施設で働くあらゆる職種の従業員の新しいコミュニケーション手段となっており、だれもが貢献できる職場環境をシームレスに構築することができます。透明性のあるオープンなコミュニケーションを実現することで、ベスト プラクティスやイノベーションを幅広く共有し、ペットの治療やお客様へのサービスの改善に役立てています。
特にこの恩恵を受けているのが、顧客サービス担当者や看護士です。こういったスタッフは、お客様やペットと直接対応する立場にあり、ストレスにさらされることも少なくありません。周囲のペットに犬が興奮することもあれば、お客様から寄生虫駆除薬について質問されることもあります。また、受付担当者もペットの来院応対、電話応対、予約、保険プランの説明、お客様の車へのドッグ フードの運び込みといった仕事に絶えず追われています。常にすばやい対応が求められる環境です。これまでは、現場のスタッフが必要な情報を見つけ、迅速にお客様に対応することは困難でした。現在では、モバイル デバイスから WOOFConnect を検索したり、Yammer に質問を投稿したり、Skype のインスタント メッセージで直接やり取りしたりして、病院内で回答をすばやく得ることができます。Microsoft StaffHub も便利です。このアプリを使用すると、忙しい日々の業務時間の管理に必要な各種ツール、リソース、コミュニケーション チャネルにアクセスできます。Office 365 の機能や StaffHub などのアプリを活用することで、現場のスタッフは時間を節約し、共同作業や担当業務を効率的に行うことができます。1 分でも節約できれば、その分だけ早くペットの治療を行い、お客様に満足していただけます。当社では、さらなる効率性の向上を目指して、マイクロソフトが提供する他のサービス、Office 365 のアプリ、StaffHub で利用できる拡張機能も試験的に利用しています。社内の情報へのアクセスが容易になることで、現場のスタッフは会社、担当業務、同僚に関する知識を深めることができます。また、新しい双方向のコミュニケーション チャネルを活用することで、VCA の社内全体に向けてアイデアを発信できます。
当社はマイクロソフトとのパートナーシップを活用して、役員から現場のスタッフまで、すべての従業員を支援する全社規模のコラボレーション プラットフォームを構築しています。その結果、企業文化の強化、生産性向上、ビジネス プロセスの効率化を実現できました。たとえば、がん専門医がある症例を検討している場合、VCA の国内各地の医師にリアルタイムで助言を求めることができます。あるいは、20 軒の病院を統括する地域ディレクターが、あるドキュメントについてチーム全体で共同作業してもらう場合、メンバーは簡単にチーム サイトに参加してドキュメントの共同作業を行うことができます。各部門から社内全体に最新情報を伝達するには、WOOFConnect のホームページに表示される Yammer フィードを利用します。たとえば、危機管理および安全部門の担当者の場合、「あと 3 か月で使用期限が切れる未使用の薬剤を適切に処分するにはどうすればよいですか」といった質問に対して、同じ回答を何百件もメールで送信するよりは、Yammer に回答を投稿する方が格段に簡単で、知識データベースも構築できます。在庫管理もソーシャル機能によって改善できます。たとえば、ある病院でノミダニ駆除薬が 400 箱必要になったものの、最小発注数量が 1,000 箱の場合、その病院のスタッフが 600 箱余ることを Yammer に投稿して、別の病院が使用すれば、両方の病院にとって時間と費用の節約になります。
第 1 回目の VCA NEXT コンペで優秀作品に選ばれた病院管理者のアイデアは、病院スタッフの配属に関する大きな問題を解決する画期的な方法を提案するものでした。結果的に、Office 365 の StaffHub が最適なソリューションであることが判明しました。たとえば、病院管理者はスタッフへの通知、空いたシフトの補充、コンテンツへのアクセスと共有、スケジュールの作成、重要なメッセージの通達を効率的に行い、シフト管理を改善できます。また、顧客サービス担当者も自分のスケジュールを管理できます。Office 365 を使用すると、病院管理者、地域医療ディレクター、医師、人事担当者、買収チームが外出先で情報が必要になったときも、モバイル デバイスから簡単にデータにアクセスできます。医師はモバイル デバイスを携帯して、お客様のファイルを参照したり、メモを残したりできるため、紙での作業がすべて不要になります。今後は、買収部門でも Microsoft Teams を活用して病院買収プロジェクトを管理する予定です。
データの保護は当社の最優先事項であり、マイクロソフトとのパートナーシップや Office 365 の利用によってデータの安全性を確保しています。現在は、チーム サイトやドキュメントへの適切なアクセス許可を定義することができます。これは VCA にとって重要な機能です。たとえば、医療文書は該当する症例の検討に携わっている少数の担当者のみに共有できるように保護しているため、場所や役割に基づくアクセス許可を設定することで、時間や労力を節約し、ペットやお客様の情報を保護できます。
各地の VCA の病院を訪問し、新設の VCA イノベーション部門や新しいマイクロソフト サービスの導入について従業員に説明する際には、今後の展開に対する期待がひしひしと感じられます。企業を 1 つにまとめることを掲げるこの新しいアプローチの効果を、だれもが早くも確信しているのです。自分たちの手で企業全体の効率化を図ると同時に、アイデアを共有するという文化を実現していると実感したとき、従業員 1 人ひとりの心に誇りが生まれます。この感情は、「ペットの健康を最優先に考え、優れたサービスを目標とする」という当社の企業使命を達成するうえで不可欠なものです。
—Brandon Antin
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